Entrons dans le vif du sujet : est-ce que tu as déjà procrastiné pour signer un document, car il fallait l’imprimer, le signer, le scanner et le renvoyer ? Pire : est-ce que tu t’es déjà retrouvé·e avec un·e prospect qui mettait du temps à signer ton devis ?
Personnellement, je refuse de commencer à travailler si le devis n’est pas signé (sauf exceptions évidemment), et je sais que les gens ne sont globalement pas de mauvaise foi quand ils mettent du temps à signer. Généralement, c’est plus une faute de temps et un effort beaucoup trop grand pour “pas grand chose” (question de perception).
Pour régler ça, je passe par un outil de signature électronique. Ça a juste révolutionné ma vie professionnelle, rien que ça. Plus de prise de tête ni relances excessives ! C’est toujours simple et rapide à mettre en place et la signature est tout aussi rapide.
Je te présente donc aujourd’hui 5 outils de signature électronique !
Le troisième est celui que j’utilise depuis plus d’un an d’ailleurs.
Est-ce sécurisé d’utiliser des outils de signature électronique ?
Les outils de signature électronique sont une “petite révolution” dans le monde professionnel, je trouve.
D’un point de vue “technique”, la signature électronique n’est pas manuscrite à proprement parlé : c’est une suite de chiffres produisant une information binaire. Ce fonctionnement assure l’identité du signataire, l’impossibilité de réfuter par le signataire le document signé et l’absence de modification du document signé.
Donc oui, c’est sécurisé d’utiliser des outils de signature électronique et cela vaut autant qu’une signature manuscrite.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement, je te recommande cet excellent article.
Yousign – payant
Lancée en 2013, Yousign est une entreprise française et ses serveurs sont hébergés en Europe.
Destiné aux PME, cet outil de signature électronique 100 % en ligne est à la fois simple, complet et intuitif. Avec Yousign, tu as plusieurs fonctionnalités comme le suivi des signatures en temps réel avec la possibilité d’ajouter des validateurs ou de partager les demandes de signature.
Un avantage non négligeable de Yousign est la présence d’une assistance en ligne et un support technique (forum, tutoriels, tchat, mails, etc.) Ils proposent aussi des modèles de documents ainsi que des APIs pour l’intégrer à d’autres applications informatiques comme Salesforce, Zapier, et inWebo.
Pour information, Yousign vient de racheter Canyon dans le but d’étendre son offre à la gestion des contrats afin de « couvrir toute la chaîne de valeur permettant à une entreprise de conclure un accord » selon Alban Sayag, le COO de l’entreprise.
Il y a une version d’essai de 14 jours et ensuite, il faut payer. Pour les indépendant·e·s, comme toi et moi, il existe le tarif de base à 9€ par mois (11€ si pas d’engagement annuel) qui inclus jusqu’à 10 signatures mensuelles et des relances automatiques.
Eversign – payant
Allons dans un autre pays avec Eversign ! C’est une solution autrichienne, créée en 2015, et a à peu près les mêmes fonctionnalités que Yousign et la plupart des outils de signature électronique d’ailleurs.
Eversign peut s’intégrer à de nombreuses applications externes (Google Docs, Zoho, Dropbox ou encore Salesforce) tout en maintenant un haut niveau de sécurité.
Il existe une version gratuite avec 5 documents par mois. Pour information, ils ont tendance à proposer la version entièrement débloquée (avec toutes les fonctionnalités donc) assez facilement contre un avis sur un site vérifié. Cela peut valoir la peine de donner son avis héhé Le premier niveau d’abonnement est à 9,99 $ par mois pour un nombre de documents illimité, 3 modèles et l’intégration à d’autres outils.
Le gros frein pour les franco-français d’entre nous est qu’il n’existe pas de version en français. Cela dit, je te promets que l’interface est très très compréhensible avec seulement quelques mots en anglais.
Pandadoc – gratuit
Parmi tous les outils de signature électronique que j’ai pu tester, mon choix s’est arrêté sur Pandadoc.
PandaDoc est une plate-forme d’automatisation de documents tout-en-un. Au lieu d’utiliser plusieurs outils différents pour créer, envoyer, suivre et classer des documents eSign, PandaDoc te permet de faire tout cela dans une seule interface intuitive.
L’outil est vraiment très simple d’utilisation : il suffit de télécharger le(s) document(s), rentrer les noms et mails des personnes qui doivent signer, ajouter les champs de signature (il y a d’autres champs comme la date, du texte, etc.) et c’est réglé !
Tu peux aussi envoyer le document directement depuis l’outil ou bien, tu génères un lien que tu mets ensuite dans ton mail de vente (ce que je fais). Les relances automatiques avec date de fin sont faisables aussi.
L’entreprise propose des APIs afin de s’intégrer à d’autres applications informatiques comme Dropbox, Zoho, Salesforce, Zapier, etc.
Tu peux créer des modèles d’offres commerciales, suivre tes statistiques d’ouvertures et même connecter avec, par exemple un CRM, pour éviter tout ressaisie de coordonnées et de suivre les étapes de tes propositions commerciales jusqu’à leur signature.
Ce que j’aime bien, c’est que tu reçois un mail quand la personne ouvre le document, quand elle signe et ensuite, les deux parties reçoivent évidemment le document signé. Ainsi, tu peux subtilement relancer une personne si tu vois qu’elle a ouvert le document, mais pas signer hehe.
Cerise sur le gâteau : Pandadoc est gratuit ! Enfin non, mais la version gratuite donne droit à un nombre illimité de documents. Les versions gratuites proposent des templates, des analyses, les intégrations, etc. Personnellement, j’ai la version gratuite et elle me va très bien.
Universign – payant
Comme alternative à Pandadoc, tu as aussi Universign, un des autres outils de signature électronique française !
La prise en main est facile, mais le design de l’interface n’est pas exceptionnel.
Outre la signature électronique, Universign se distingue en proposant un cachet électronique et de l’horodatage. Mais surtout, l’entreprise propose un mode de paiement à l’opposé de ses concurrentes. Alors qu’avec les autres tu dois payer au mois, avec Universign, tu payes le pack de signature. Bref, tu ne payes que ce que tu consommes. Parfait pour les petits besoins.
Sans engagement, on parle, par exemple de 49€ pour 25 signatures (1,96€ la signature donc), à 899 euros HT pour 500 signatures (1,8€ la signature). La durée de validité du pack de signature électronique est de un an et le nombre d’utilisateurs est illimité alors que les offres de base chez les autres sont tout le temps limité à 1 utilisateur.
Par contre, si tu veux l’API, le prix sera personnalisé…
DocuSign – payant
Finalement, je ne pouvais pas parler des outils de signature électronique sans parler de l’américain Docusign qui est le leader du marché mondial actuellement, avec plus de 1 000 000 clients dans 180 pays. Il a été créé en 2003.
L’outil ne semble pas avoir une interface très intuitif au départ, et propose de nombreuses possibilités de personnalisation. Son offre de base propose pour 9€ mensuels, la possibilité d’envoyer 5 documents par mois et son offre standard permet de signer et faire signer un nombre illimité de documents.
Avec Docusign, l’avantage est de pouvoir ajouter différents champs à ton document (signature, date, coordonnées) puis de les enregistrer sous forme de templates. Cela te fera gagner du temps lors de la réalisation des prochains contrats similaires.
L’outil propose aussi un système de notifications par SMS qui permet d’envoyer des messages en temps réel pour alerter la personne concernée qu’un document est prêt à être signé. D’ailleurs, dans le détail, ton interlocuteur reçoit le document à signer par email et doit valider sa signature grâce à un code reçu par sms.
Autre particularité : Docusign a mis en place des processus automatisés comme les relances automatiques, règles d’attribution, ordre de signature ou encore rappels.
Et du côté des intégrations, il en propose plus de 350 (dont Salesforce, Google, SAP, Workday, Microsoft, Oracle ou encore Apple).
Côté tarif, nous sommes à 9€ par mois (14€ sans plan annuel) pour 5 envois de document mensuels et il faudra ajouter des frais pour utiliser l’API
Attention toutefois, il semblerait que le support client laisse parfois à désirer.
Fonctionnement des outils de signature électronique
Te voici maintenant avec 5 possibilités de faire signer tes devis et tout autre document beaucoup plus simplement et rapidement !
Si la question des serveurs est importante pour toi, je te recommande Yousign ou Universign. Sinon, Pandadoc est vraiment très bien.
Globalement, sache que le fonctionnement est bien souvent simple : il suffit de télécharger le document à signer (PDF, Word, JPEG, TXT, etc.) depuis ton ordinateur ou stocké en ligne comme sur Drive ou Dropbox ; d’indiquer l’endroit de la signature ; de renseigner l’adresse e-mail des différentes personnes pour qu’elles puissent accéder et signer le document à partir d’un lien.
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